Virtuo n’utilise les données à caractère personnel qu’aux seules fins pour lesquelles elles ont été recueillies.
Les données à caractère personnel collectées sur notre Site et/ou notre Application et/ou lors de l’utilisation de nos Services sont utilisées pour les finalités suivantes :
Utiliser l’Application
Ce traitement est nécessaire pour vous identifier ainsi que pour préparer et faciliter vos futures réservations et contrats de location et est fondé sur l’exécution de mesures contractuelles.
Les données sont conservées pendant toute la durée de la relation commerciale. Cependant, les informations servant à la preuve d'un droit ou d'un contrat de location, ou qui doivent être conservées en vertu d'une obligation légale, font l'objet d'une politique d'archivage intermédiaire pour une durée qui n'excède pas les finalités de conservation.
Gérer les réservations et les locations, et notamment pour :
- confirmer, modifier et annuler vos réservations ;
- effectuer des contrôles en matière d’identité, de sécurité, de permis de conduire et de solvabilité ;
- confirmer et assurer vos locations ;
- échanger avec vous concernant votre réservation et votre location (par exemple envoyer des notifications de rappel avant de récupérer ou restituer le véhicule) ;
- gérer vos locations (récupération et restitution du véhicule) ;
- gérer vos échanges (par courriel, téléphone ou chat) avec le service client
- gérer le paiement des services ;
- gérer vos factures ;
- gérer le recouvrement des sommes dues ;
- gérer les potentielles réclamations ;
- gérer le recouvrement potentiel d'indemnités en cas de dommages causés au véhicule ; et
- gérer vos assurances.
Ce traitement est nécessaire pour permettre la réservation et l'exécution du contrat de location et est fondé sur l’exécution de mesures contractuelles.
Les données sont conservées pendant toute la durée de la relation commerciale, c’est-à-dire jusqu’à ce vous supprimiez votre compte utilisateur. Cependant, les informations servant à la preuve d'un droit ou d'un contrat de location, ou qui doivent être conservées en vertu d'une obligation légale, font l'objet d'une politique d'archivage intermédiaire pour une durée qui n'excède pas les finalités de conservation. Les enregistrements des échanges avec le service client sont quant à eux conservés pendant cinq (5) ans à compter du dernier contact avec le client.
Gérer les contraventions, en particulier pour :
- transférer à l'Agence Nationale de Traitement Automatisé des Infractions (ANTAI) l'identité du conducteur principal mentionné sur le contrat de location ; et
- satisfaire aux procédures de recouvrement des amendes auxquelles Virtuo est assujettie eu égard aux autorités françaises et étrangères ainsi que la facturation correspondante.
Ce traitement est fondé sur une obligation légale.
Les données sont conservées pour la durée nécessaire à l’identification du conducteur responsable de la commission de l’infraction à l’origine de la contravention, qui ne peut excéder quarante-cinq (45) jours à compter de la réception de la contravention pour les infractions en France. Cependant, les informations pertinentes sont conservées pour une durée plus longue à compter de la réception de la contravention, dans le cadre d’une politique d’archivage intermédiaire.
Gérer une liste de clients présentant certains risques contractuels, eu égard à :
- des incidents de paiement ayant donné lieu à un contentieux ;
- des accidents de la circulation ou des dommages répétés causés par un client de Virtuo ;
- des accidents ou dommages causés volontairement par un client de Virtuo ; et
- l'utilisation des Services de Virtuo en violation des Conditions Générales de Location.
Ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime de Virtuo et vise à réduire l’exposition de Virtuo aux risques pendant l’exécution des contrats de location. Si vous apparaissez sur cette liste de clients à risques, votre demande de réservation ou de location pourra être rejetée. Sous certaines conditions, vous pourrez contester cette décision en écrivant à privacy@govirtuo.com.
Les données sont conservées pendant trois (3) ans à compter de la réalisation de l'événement pour les incidents de paiements non régularisés et les accidents ; pendant cinq (5) ans à compter de la réalisation de l'événement pour les manquements aux Conditions Générales de Location, étant précisé que les données relatives aux incidents de paiement sont supprimées dès régularisation de la situation.
Mener des décisions individuelles automatisées, en fonction :
- des habitudes de réservations ;
- des habitudes de locations ; et
- des risques contractuels.
Ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime de Virtuo et vise à améliorer le temps de traitement des demandes de réservations, mais aussi à réduire l’exposition de Virtuo aux risques lors de l’exécution des contrats de location. En fonction des résultats de ce traitement, votre demande de réservation ou de location pourra être rejetée. Si vous avez fait l’objet d’une telle décision, vous pouvez demander un réexamen de votre situation, exprimer votre point de vue, obtenir une explication sur la décision prise ou contester cette décision, en écrivant à privacy@govirtuo.com.
Ces données sont conservées pendant toute la durée de la relation commerciale. Toutefois, les données concernant les risques contractuels sont conservées sous respect des durées maximales prévues pour le traitement des clients présentant des risques contractuels et présentées ci-dessus.
Gérer la localisation des véhicules
La géolocalisation des véhicules de location intervient pour vous proposer un service 24/7 d’accès au véhicule, pour la lutte contre les cas de vol et de fraude et pour l’obtention d’un état du véhicule en cas d’urgence. Virtuo n’utilise jamais ces données de localisation pour suivre ou surveiller vos mouvements pendant la location.
Ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime de Virtuo.
Les données sont conservées pendant une durée maximum de neuf (9) mois à compter de la date de location du véhicule.
Effectuer un profilage des Utilisateurs
Virtuo se réserve le droit d’effectuer une évaluation de l’admissibilité des Utilisateurs à ses Services de manière automatisée. Pour effectuer cette évaluation, Virtuo peut collecter et analyser des données personnelles et utiliser des algorithmes et des modèles prédictifs pour définir des profils d’admissibilité. Ces profils peuvent donner lieu à des modifications tarifaires des Services et/ou une restriction d’accès à certains Services.
Ainsi Virtuo peut analyser des données d’identification (telles que l’âge ou la date d’obtention du permis de conduire), des données techniques (telles que le modèle ou le système d’exploitation du téléphone), des données financières (telles que le nom indiqué sur les cartes de paiement), des données relatives aux locations (telles que la date de réservation d’un véhicule, les dommages subis ou les infractions commises en cours de location).
Conformément aux recommandations de la CNIL, Virtuo effectue exclusivement des analyses des données relevant des catégories suivantes : incident de paiement donnant lieu à un litige, accidents ou dommages, utilisation d'un véhicule sans respecter les Conditions Générales de Location et/ou les Conditions Générales d’Utilisation.
Ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime de Virtuo.
Virtuo s’engage à utiliser ces informations de manière responsable, à respecter la vie privée de ses Utilisateurs, à mettre en œuvre les mesures de sécurité appropriées et à ré-évaluer régulièrement ses méthodes d’analyse.
Les données sont conservées pendant une durée maximum de trois (3) ans pour les données relatives aux incidents de paiements et/ou les dommages et pendant une durée maximum de cinq (5) ans pour les données relatives au respect des Conditions Générales de Location et/ou des Conditions Générales d’Utilisation de l’Application.
Conformément au RGPD, l’Utilisateur dispose du droit de bénéficier d’une intervention humaine, d’exprimer son point de vue et de contester les décisions issues du profilage. L’Utilisateur dispose également d’un droit d’accès, de modification, d’effacement et d’opposition à ces traitements tel que précisé à l’article 9 des présentes.
Gérer les moyens de preuve en cas de dommage
L'enregistrement vidéo de la conduite par caméra embarquée vise à déterminer précisément les responsabilités de chacune des parties en cas de dommage sur le véhicule et notamment de vous protéger des réclamations injustifiées de tiers.
Ce traitement est fondé sur l'intérêt légitime qu'à Virtuo de réduire les litiges entre Virtuo et vous en cas de dommage sur le véhicule.
Les données sont conservées pendant une durée de six (6) mois ou dès que le véhicule comptabilise trois cent vingt-trois (323) heures de conduite, la durée la plus courte étant appliquée
Améliorer nos produits et services, sur la base de :
- enquêtes de satisfaction clients ; et
- statistiques commerciales.
Ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime de Virtuo afin d’avoir une meilleure connaissance de vos besoins et de vous offrir des fonctionnalités personnalisées afin d’améliorer votre expérience des produits et services.
Les données sont conservées pendant trois (3) ans à compter du dernier contact avec le client.
Mener des activités de prospections commerciales et marketing, y compris :
- l'envoi de courriels, de SMS et de notifications « push » au sein de l’Application concernant des offres spéciales et des promotions ;
- l'enregistrement de notre historique de location pour vous suggérer des produits ou services préférés lorsque vous recherchez de nouvelles réservations ou locations ;
- l'enregistrement de votre historique de location pour vous envoyer des offres spéciales et vous faire bénéficier d'avantages spéciaux selon le volume et la fréquence de vos achats ;
- l'envoi de courriels, de SMS et de notifications « push » au sein de l’Application relatifs à une réservation que vous n'avez pas complété ou relatant un état de vos demandes de réservations ;
- l’envoi de courriels de présentation des produits et services à des professionnels ;
- l’organisation de jeux concours et de loteries publicitaires ; et
- la gestion et la mise à jour de la base de clients et prospects.
Pour les particuliers, les activités de prospection commerciale, c’est-à-dire l’envoi de message à caractère commercial visant à promouvoir les produits et services proposés par Virtuo, sont soumises à votre consentement exprès. Si vous êtes un client existant et que le message concerne des produits ou services similaires à ceux déjà commandés, le traitement sous-jacent visant à promouvoir ces produits et services ne sera pas fondé sur votre consentement mais sur l’intérêt légitime de Virtuo.
Pour les professionnels, les activités de prospection commerciale sont soumises à une information préalable des personnes contactées que leur adresse électronique sera utilisée à des fins de prospection ainsi qu’à un droit d’opposition à cette utilisation. Ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime de Virtuo.
Les données sont conservées pour les clients trois (3) ans à compter de la fin de la relation commerciale. Pour les prospects, elles sont conservées trois (3) ans à compter de la collecte des données à caractère personnel ou à compter du dernier contact émanant du prospect.
Proposer des offres de partenaires, y compris :
- diffuser des contenus publicitaires via l’Application et/ou le Site ; et
- proposer des offres de partenaires en fonction de vos choix, à condition que vous y ayez expressément consenti.
Ce traitement est fondé sur votre consentement afin de vous offrir des fonctionnalités personnalisées.
Les données sont conservées pendant trois (3) ans à compter du dernier contact avec le client.
Gérer les demandes d’exercice des droits
Le traitement des demandes d’exercice des droits énumérés au paragraphe IX ci-après est fondé sur une obligation règlementaire.
Les données sont conservées pendant un (1) an à compter de la demande du client.
Agréger les données à caractère personnel avec des données non personnelles
Virtuo se réserve le droit de publier, divulguer et utiliser des informations agrégées (informations sur les Utilisateurs ou sur des groupes ou catégories spécifiques d'Utilisateurs combinées de telle sorte qu'un Utilisateur individuel ne puisse plus être identifié ou mentionné) et des informations non personnelles à des fins d'analyse du secteur et du marché, de profilage démographique, à des fins promotionnelles et publicitaires, et à d'autres fins commerciales.
Des moyens de purge de vos données à caractère personnel sont mis en place afin d'en prévoir la suppression effective dès lors que la durée de conservation ou d'archivage nécessaire à l'accomplissement des finalités déterminées ou imposées est atteinte.